Das moderne Gutscheinmanagement

Durch den modularen Aufbau der Software bietet TAC zudem eine spezielle Gutschein-Only-Variante für Hotels und Spa-Betriebe an. Diese Lösung umfasst sowohl die Software als auch einen Webshop, und ermöglicht die Konfiguration verschiedener Gutscheinarten wie Wert-, Leistungs-, Nächtigungs- oder Sondergutscheine im Administrationsmodul. Bereits erstellte oder verkaufte Gutscheine können jederzeit in der TAC Software und nun auch im mobilen TAC|Sense eingesehen und mit wenigen Klicks bearbeitet werden.

Die Übersicht behalten

Um sich in einem umfangreichen Gutscheinbestand besser zurechtzufinden, bieten sowohl die Gutscheinverwaltung der TAC Software als auch TAC|Sense vielseitige Filter- und Suchfunktionen an. Coupons können nach Anlagedatum, Gutscheinart, Typ, Rechnungsnummer und Status sortiert werden. Zudem ist es möglich, gezielt nach dem Käufernamen oder der Gutscheinnummer zu suchen, falls diese Informationen vorliegen.

Mit dem Webshop am Puls der Zeit

Der benutzerfreundliche TAC Webshop im responsiven Design ermöglicht es Gästen, Coupons jederzeit und überall bequem online zu erwerben. Insbesondere für kurzfristige Geschenkbesorgungen stellt dies eine optimale Lösung dar. Im Backend kann festgelegt werden, ob Gutscheine ausschließlich als Print-at-home-Option verfügbar sind oder ob sie zusätzlich per Post versendet werden sollen. Dabei lassen sich spezifische Versandkosten definieren oder der Versand erst ab einem bestimmten Warenwert freigeben. Nach dem Kauf können die Gutscheine sofort auf der Bestätigungsseite ausgedruckt werden, wobei ein zusätzlicher Downloadlink per E-Mail zur Verfügung gestellt wird. Zudem sind die Coupons im Account-Bereich jederzeit abrufbar und können zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden.

Dank verschiedener Layouts lassen sich die Gutscheine an den jeweiligen Anlass anpassen. Diese Layouts können saisonal aktiviert werden, beispielsweise nur zur Vorweihnachtszeit oder im Sommer, und bieten die Möglichkeit, durch die Option zum Bilder-Upload eine persönliche Note zu verleihen. Bei Bedarf können Layouts auch jährlich wiederverwendet werden, sodass ein spezielles Weihnachtslayout nach einmaliger Anpassung durch TAC jedes Jahr zur gleichen Zeit für ausgewählte Gutscheine online verfügbar ist. Eine individuell verfasste Widmung ergänzt das Erscheinungsbild des Gutscheins und verleiht ihm eine persönlichere Note. Um den Kunden ein angenehmes Einkaufserlebnis zu bieten, können die Widmungen bereits mit kreativen Textideen vorbefüllt werden.

Hier geht’s direkt zum Demo-Shop, wo ihr euch gleich live ein Bild von den Möglichkeiten machen könnt.

Bitte eintreten

Eine besondere Variante sind Gutscheine mit Eintrittsfunktion für das Day Spa. Diese Gutscheine werden, wie alle anderen auch, direkt in der TAC Software oder online im Webshop verkauft. Im Gegensatz zu anderen Gutscheinarten muss hier ein Datum bzw. eine Uhrzeit für den Gutschein gewählt werden. Der Voucher ist dann nur zu diesem Zeitpunkt gültig.

Für den Druck von Eintrittsgutscheinen steht ein separates Gutscheinlayout zur Verfügung, das speziell an die Anforderungen von Eintritten angepasst werden kann.

Falls ein Ticket im Webshop reserviert wurde und der Gast es doch nicht nutzen kann, muss der bereits verkaufte Eintritt nicht zwangsläufig verfallen. In der Gutscheinverwaltung besteht die Möglichkeit, das Datum und die Startzeit des Eintrittsgutscheins anzupassen. Sobald die Änderungen gespeichert sind, wird das Kontingent automatisch aktualisiert, und der Gast kann seinen Eintritt am neuen Datum einlösen.

Einlösen leicht gemacht

Möchte ein Gast vor Ort einen Wertgutschein einlösen und übersteigt der Gutscheinwert den Betrag der offenen Positionen, bietet die TAC Gutscheinlösung mehrere Optionen. Gäste können wählen, ob sie einen Restwertgutschein erhalten oder den Differenzbetrag auf eine Wertkarte buchen lassen möchten.

Die TAC Wertkarte stellt eine nachhaltige Geschenkkarte im gängigen Kreditkartenformat dar. Nach dem Kauf und der erstmaligen Aufladung kann der Kunde jederzeit weiteres Guthaben über verschiedene Kanäle hinzufügen.

Gutscheine können auch im TAC Webshop eingelöst werden. Hierfür müssen lediglich die Gutscheinnummer und der Verifizierungscode eingegeben werden. Sollte der Gutscheinwert den Wert des Warenkorbs übersteigen, wird automatisch ein Restwertgutschein erstellt. Dieser steht nach Abschluss des Bestellprozesses auf der Bestätigungsseite zum Download bereit.

Zahlen im Überblick

Im Report Browser sind unter der Rubrik „Gutscheinberichte“ sämtliche relevanten Informationen zu den Gutscheinen in übersichtlichen und verständlichen Berichten verfügbar. Es können Auswertungen zu abgelaufenen, einlösbaren und stornierten Gutscheinen sowie eine vollständige Auflistung aller Voucher inklusive ihres jeweiligen Status erstellt werden. Alle erforderlichen Zahlen und Daten stehen dabei umfassend zur Verfügung.

Doppelte Vorteile nutzen

Falls im System alte Gutscheine vorhanden sind, die voraussichtlich nicht mehr eingelöst werden, bietet die Funktion „Ausbuchung von Gutscheinen“ eine effiziente Lösung. Diese ermöglicht es, den Umsatz solcher einlösbaren Gutscheine zu buchen, vorausgesetzt, sie befinden sich im Status „gedruckt und bezahlt“, „gedruckt und einlösbar“ oder „verkauft und nicht bezahlt“. Während dieses Prozesses werden automatisch Einlöse-Rechnungen erstellt und der entsprechende Umsatz verbucht.

Effizientes Gutscheinmanagement

Die Verwaltung von Gutscheinen in der TAC Software kann nun auch mobil über TAC|Sense durchgeführt werden. Dadurch ist es möglich, jederzeit und überall den Überblick über die Gutscheine zu behalten, inklusive der bekannten Funktionen der TAC Software.

Mit den Produkten von TAC optimiert ihr euer Gutscheinmanagement. Durch durchdachte Lösungen und benutzerfreundliche Technologien werden sowohl die Arbeitsabläufe eurer Mitarbeiter als auch das Einkaufserlebnis der Kunden verbessert. Die Expertise von TAC unterstützt dabei, euer Gutscheinmanagement effizient und erfolgreich zu gestalten.